การจัดการเอกสารขององค์กร

การจัดการเอกสารขององค์กร(Enterprise Document Management)

การจัดการเอกสารขององค์กร(Enterprise Document Management)

การจัดการเอกสารขององค์กร หรืออย่างเป็นทางการ คือ Enterprise Document Management ในปัจจุบันการดำเนินงานในองค์กรล้วนต้องคำนึงถึงต้นทุนในการทำงานทุกปัจจัยในโลกของธุรกิจต่างๆ ในวันนี้ การลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาท คือคำตอบสู่อนาคตที่ยั่งยืน ปัจจุบันความท้าทายอันยิ่งใหญ่หลากหลายเหตุผลในการบริหารจัดการงานเอกสารเป็นสิ่งสำคัญ ต้องมีความรวดเร็ว ความถูกต้อง ประหยัด รวมถึงต้องช่วยกันดูแลทรัพยากรบนโลกให้อยู่นานที่สุด วันนี้โลกของ กระดาษ จะเปลี่ยนไปโลกใหม่ของ "ซอฟต์ไฟล์" จะเข้ามาเติมเต็มทุกจิตนาการของการทำงานในทุกองค์กร ซึ่งสามารถทำให้งานของเราไม่ใช่เพียงอยู่ในที่ทำงาน แต่จะเปลี่ยนเป็นทุกที่เพื่อให้พร้อมทำงานที่จะสรรสร้างโอกาสทางธุรกิจอย่างเหนือระดับ การใช้ Document Management Software เข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรระดับใหญ่

การจัดการเอกสารขององค์กร

ดังนั้น การจัดการเอกสารขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทางบัญชี เอกสารโครงการและโครงงาน เอกสารหลักฐาน เอกสารคู่มือ เอกสารส่วนบุคคล เป็นต้น จะถูกแปลงสภาพจากรูปแบบกระดาษ ให้เป็นสื่อมัลติมีเดียทางคอมพิวเตอร์ เพื่อช่วยในเรื่องของ การดูแลทรัพยากรธรรมชาติ ลดการใช้งานกระดาษ ซึ่งเป็นปัจจัยที่สำคัญ และผลที่ตามมา คือ ลดค่าใช้จ่าย การค้นหาข้อมูลเป็นไปได้ง่าย ลดพื้นที่สำหรับการเก็บเอกสาร และสามารถสำรองข้อมูลไว้ได้นานยิ่งขึ้น พร้อมกับระบบความปลอดภัยของข้อมูล

การจัดการเอกสารขององค์กร(Enterprise Document Management) ในต่างประเทศนิยมใช้งานกันสำหรับองค์กรที่เกี่ยวข้องกับเอกสารหรือข้อมูลที่มีปริมาณมากๆ แต่สำหรับประเทศไทยเองนั้น ยังคงมีการใช้งานที่น้อยส่วนมากจะเป็นองค์กรเอกชน ที่ต้องการลดต้นทุนและเพิ่มความสะดวกในเรื่องของเอกสาร ก็ได้แต่หวังว่าในไม่ช้าประเทศไทยจะก้าวทันสมัยไปพร้อมกับเทคโนโลยีในอนาคตต่อไป