การจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ

การจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ

การจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ คือ ข้อกำหนดในการจัดทำระเบียบการปฏิบัติงานให้เกิดคุณภาพและถูกต้องอย่างแท้จริงสำหรับผู้ปฏิบัติงาน ให้มีแนวทางการปฏิบัติเป็นไปในทิศทางเดียวกัน โดย การจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ จะเน้นไปในส่วนของการบริหารจัดการ และ จัดทำ เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบ หรืออาจจะใช้ Document Management Software เข้ามาใช้ในการบริหารจัดการเอกสาร

ขั้นตอนการจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ มีดังนี้

- การเตรียมการจัดทำเอกสาร ในการกำหนด การจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ ภายในองค์กรนั้นถือได้ว่าเป็นระบบใหญ่ และมีผู้ชำนาญการน้อย ซึ่งการจัดทำเอกสารควรใช้ที่ปรึกษาทางด้านสารงานที่เกี่ยวข้องกับ การควบคุมมาตรฐานหน่วยงาน หรือ บริษัทที่ปรึกษาทางด้านคุณภาพ ISO ที่มีความชำนาญในการแนะนำบุคคลากรภายในสำหรับข้อมูลพื้นฐานในการเตรียมเอกสาร การจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ
- การเขียนเอกสารระบบคุณภาพ สำหรับ การจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ นั้นควรมีการแบ่งคณะทำงาน หรือจัดตั้งคณะผู้ปฏิบัติงาน หรือผู้ตรวจคุณภาพผู้ปฏิบัติงาน และร่วมกันพัฒนาเขียนเอกสารระบบคุณภาพออกเป็นกลุ่มย่อยๆ โดยมีการตั้งหัวหน้ากลุ่มและเลขานุการกลุ่ม ในการรับผิดชอบเขียนเอกสารระบบคุณภาพซึ่งถ้าองค์การหรือหน่วยงาน เริ่มต้นจากการจัดทำระเบียบปฏิบัติ (Documented Flow) องค์การหรือหน่วยงานก็ควรจัดทำแผนภูมิ การดำเนินงาน (Business Flow Chart) ขององค์การ
- การอนุมัติและประกาศใช้เอกสารระบบคุณภาพ สำหรับก่อนการนำข้อกำหนดใน การจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ ไปใช้ควรมีการตรวจสอบจากภาคส่วนต่างๆ เพื่อเป็นการตรวจสอบข้อผิดพลาดหรือ เพิ่มเติมให้มีความละเอียดรัดกุมสำหรับที่จะประกาศออกนำไปใช้ในองค์กรต่อไป

การจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ (quality documents system)  ประโยชน์สำหรับนโยบาย การจัดทำระบบเอกสารคุณภาพ นั้นมีดังนี้ เช่น
1) ทำให้ทราบถึงการดำเนินการด้านคุณภาพทั่วๆ ไปสำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อน ร่วมถึงมีผู้ปฏิบัติงานเป็นจำนวนมากๆ ได้
2) ทำให้ทราบถึงความมุ่งมั่นหรือความต้องการขององค์กร ข้อผิดพลาด เพื่อที่จะใช้สำหรับในการพัฒนาองค์กรให้มีศักยภาพมากยิ่งขึ้น
3) เพื่อทำให้ได้มาซึ่งคุณภาพของงาน และมีความถูกต้องของการปฏิบัติงาน ทำให้งานมีคุณภาพ รวดเร็ว และได้มาตรฐาน ตามที่ระบุไว้
4) ทำให้เกิดความร่วมมือและความผูกพันของสมาชิกภายในองค์กร